EMACS & 程序编程点滴...

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Lastupdated: 2010-02-02

GTD实践---使用Emacs和Org-mode

作者：Charles Cave

原文地址: How I use Emacs and Org-mode to implement GTD

TOPＧＴＤ（Getting Things Done）是什么

「Getting Things Done 中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》」是美国的商业顾问David Allen提倡的一种提高生产效率的系统。利用GTD可以缓解压力，使心情平静，专心地工作，学习。David Allen的第二部著作「Ready for Anything 中文翻译本《结果第一：平衡工作和生活的52条原则》」。戴维从一个更宽泛的角度来看待工作与生活的平衡问题，不只是局限于GTD。

使用GTD，将你现在所想到的，计划到的完全用目录表格的形式记录起来，并通过一系列系统的方法整理，回顾做成的内容。在你的工作和生活中，任何时候都可以以不同的级别来查询/浏览下一步该做什么。

如果想高效地使用GTD系统需要掌握以下的方法

**系统**中收集你所关心的和必须要做的所有事情。这个系统包括物理的实体（或者可以表现的东西），纸，E-Mail，邮件，笔记等。
准备一个 收集箱 放入任何关心的内容。收集箱可以是一个文件盒，邮件客户端程序，语言邮件或者是一个笔记本等。
定期地将关心的事情收集整理的 工作流。通常需要每天执行。
Next Action（下一步的工作）阶段，为了容易地执行任务，用明确的动词定义目地和行为。
基于具体的情境（Contexts），时间等，在合适的分类构造中组织管理提示和信息。这样的系统结构中包含日历，备忘录，文件整理系统等。
大概每天或者一周一次回顾，从而保证你的“委托”和“任务”保持最新状态。
定义并执行项目，自然而然地形成一个任务计划模型。

使用GTD系统的好处是做任何事的时候可以专心一意，不用担心有被遗忘的项目。我定期地将思考的问题，委托别人做的工作，创意构思，「to do」等项目记录到可信赖的系统中。这样一来，我可以不在顾虑是否有遗忘的工作，想法，从而专心致志地思考，工作。

TOP关于作者（Charles Cave）

我效力与一家悉尼的计算机软件公司，主要开发面向学校的数字教材和网络教学的软件。几乎每一天的大部分时间我都是面朝着电脑，使用微软的Word，Powerpoint, 或者Adobe的 Captivate, Articulate Presenter, Audacity (音乐编辑)等软件。在公司，使用OutLook来管理日程安排。

我已经结婚了，有两个10几岁大的孩子。每天有许多家务，还要修整庭院，生活的忙忙碌碌的。我喜欢看DVD，听音乐，读书，时不时的做做司仪，学学日语等。我主要用家中的计算机来看电影，听音乐，交流，整理计划，写博客，网络搜索的等。

TOP工具

我所信赖的GTD系统是利用Emacs的Org-mode和Remember-mode，来管理一组文本文件。接下来我将介绍怎样使用这中工具来构造GTD系统。

TOPOrg-mode中的文本文件

我所使用的Org-mode文件有以下几种：

newgtd.org: 最主要的文件。包括TODO，项目，预定等，到了时间需要想到的东西都被记录在内。
newgtd.org_archive: newgtd.org文件的档案文件。这里记录了已完成任务的履历。
someday.org: 　将来/也许（Someday/Maybe）文件。这里记录了我还没决定何时做的事情，比如像学习什么，想读的书，想去的地方，新项目的构思，想法等。这里的内容我会每周回顾。
journal.org: 这个文件作为电子笔记记录了Web地址，每天的笔记，摄影记录，读书笔记，会议笔记，行动记录等信息。
birthday.org: 记录生日或者是纪念日等信息。这个文件也是一个我的预定计划文件。

TOP主要的GTD文件

主要的GTD文件有5个部分组成。它们分别是任务，日历，工程项目，借的东西，财务管理。每个标题用议程表格式来区分不同的分类级别。

TOP任务（TASKS）

这个就是一般的ToDo链表功能。如果有什么需要做的了，我就会执行「C-c r t」命令，使用Remember mode来添加这个任务。简明扼要地写好了任务之后，我会使用「C-c C-c」命令来添加该任务的情境（Contexts，HOME、OFFICE等）。

任务分类刚开始像是下面这个样子。²

#+STARTUP: showall
* TASKS
#+CATEGORY: Tasks
** Tidy out the middle desk drawer            :HOME:
** Read the Training Objectives               :OFFICE:
** Watch Star Wars IV                         :DVD:
   SCHEDULED: <2009-01-14 Wed>

GTD系统中任务的情境（Contexts），是指比如HOME（在家）或者OFFICE（在公司）等完成任务的场所。

添加任务的过程很快捷，并不会打乱工作的流程。且Remember的模板中包含可以添加日期的设定。即使任务的链表很长，或者有延迟的任务时，通过回顾能有效地明确当前的任务。通常回顾的时候，可以按照添加任务的顺序或者是时间先后顺序来记录。

1 2	("Todo" ?t "* TODO %^{Brief Description} %^g\n%?\nAdded: %U" "c:/charles/GTD/newgtd.org" "Tasks")

任何任务都应该用明确的动词来表征「Next Action」的行为，并记述该动词的目的和行为的目标。这样一来你不需要再次思考任务的形式，从而简单地执行。比如，与其写「周报告」不如以「总结这一周的来表述任务的内容更加能够容易理解该做什么。

我用以下的词汇来表征任务表：

处理，提问，回避，购买，变更，明确，收集，委托，从事，深思，想象，决定，延期，开发，废弃，重新实现，下载，输入，整理，跟踪，雇佣，改善，增加，报告，寻找，维持，测定，检测，订货，描画，打电话，设置优先级，购入，减少，记忆，修理，回复，调查，回顾，时间安排，卖，送，服务，指定，开始，停止，建议，规划，坐车，更新，升级，写。

TOP日历

这里记录了节假日，学校的联欢会等特别的活动的时间信息，以里程碑的形式组织并使用。需要在特殊日子里完成的任务或项目被记录到该分类中，用日程表的形式来确认。

比如我将公共假期用以下的形式来表示：

#+STARTUP: showall
** Calendar
#+CATEGORY: Calendar
*** Public Holidays 2009
**** Australia Day (Holiday)
     SCHEDULED: <2009-01-26 Mon>
**** Valentines Day
     SCHEDULED: <2009-02-14 Sat>
**** St Patricks Day
     SCHEDULED: <2009-03-17 Tue>
**** Good Friday (Holiday)
     SCHEDULED: <2009-04-10 Fri>

TOP工程项目

我使用这个分类来记录各个工程项目中的详细信息。一个工程项目对应一个以上的行动，并且它们通常都付有结束的日期。

在各个工程项目的目录中记述项目的内容，换句话说就是细化项目流程，在其下方用目录构造表示。

与任务的（Next Action）中说明的一样，这里我也用一些动词来表述项目：安成，决定，处理，调查，提示，扩大，计划，设计，结束，确定，查询，展开，更新，安装，改良，设定。

#+STARTUP: showall
* Projects
#+CATEGORY: Projects
** Implement Brian Tracy Focal Point Program                     :PROJECT:
*** Outcome
    DEADLINE: <2009-09-30 Wed>
    Make the Focal Point methodology an ingrained part of my being
*** TODO Detailed study of Health and Fitness Chapter            :READING:
    DEADLINE: <2009-01-19 Mon>
*** Detailed study of Business and Career (Focal Point)          :READING:
*** Detailed study of Family & Personal life (Focal Point)       :READING:
*** Detailed study of Money and Investments (Focal Point)        :READING:
*** Detailed study of Personal Growth and Develop (Focal Poin    :READING:
*** Detailed study of Social and Community (Focal Point)         :READING:
*** Detailed study of Spiritual Dev & Inner Peace (Focal Point)  :READING:

TOP财务管理

我支付的账单记录被保存在此，包括现金和信用卡的支付记录。

#+STARTUP: showall
** Financial
#+CATEGORY: Financial
** TODO Prepare a Budget for 2009                                   :COMPUTER:
** Pay Credit Cards                                                 :COMPUTER:
   SCHEDULED: <2009-01-22 Wed +1m>
** Pay Mortgage                                                     :COMPUTER:
   SCHEDULED: <2009-01-22 Wed +1m>

最后面两个是每个月都会定期发生的，这种情况下可以设定支付的日期。

TOP借的东西

我经常去公司和家附近的图书馆。所以基本上过3～4周都有必须返还的书籍，DVD，CD，杂志等，差不多每次最少的情况下都会有20多种。所以我使用Org-mode来管理返还的时间期限。

#+STARTUP: showall
** Borrowed
#+CATEGORY: Borrowed
*** Stanton Library
**** TODO Watch Mikrokosmos                                              :DVD:
     DEADLINE: <2009-01-30 Fri>
**** TODO Read Parrots of Australia                                  :READING:
     DEADLINE: <2009-01-30 Fri>
**** TODO Watch The diaries of Vaslav Nijinsky                           :DVD:
     DEADLINE: <2009-01-23 Fri>

TOP配置设定

文件的最后部分是用来设置Org-mode的。这些内容通常是不显示的。

** org-mode configuration
#+STARTUP: overview
#+STARTUP: hidestars
#+STARTUP: logdone
#+PROPERTY: Effort_ALL  0:10 0:20 0:30 1:00 2:00 4:00 6:00 8:00
#+COLUMNS: %38ITEM(Details) %TAGS(Context) %7TODO(To Do) %5Effort(Time){:} %6CLOCKSUM{Total}
#+TAGS: { OFFICE(o) HOME(h) } COMPUTER(c) PROJECT(p) READING(r)
#+TAGS: DVD(d) LUNCHTIME(l)
#+SEQ_TODO: TODO(t) STARTED(s) WAITING(w) APPT(a) | DONE(d) CANCELLED(c) DEFERRED(f)

TOP分类用标签

为了使各个分类项目的标题在日程表（Agenda View）¹中显示，需要在项目名称下面写上「#+CATEGORY」。显示的项目是“工程项目”，“任务”，“借的东西”（近期必须结束的）或者“财务管理”中的一部分。

写这篇文章的时候，使用「#+CATEGORY」有不能对应多个匹配任务的问题。为了替代它，使用类似与下面PROPERTIES的方法。

1
2
3

:PROPERTIES:
:CATEGORY: Projects
:END:

下面是一个将分类的标签用Agenda View表示的例子。按照情境（Contexts）的标签顺序来排序。

Tasks:      TODO Write descrip of my GTD / orgmode                  :COMPUTER:
Tasks:      TODO Study the Inkscape Tutorial Book                   :COMPUTER:
Tasks:      TODO Write an article about org-mode vocabulary capture :COMPUTER:
Projects:   TODO Write notes and lists of Japanese adjectives       :COMPUTER:
Financial:  TODO Pay Mastercard                                     :COMPUTER:
Projects:   TODO Tidy up my GTD web site .. directory on display    :COMPUTER:
Tasks:      TODO Watch TOKYO STORY                                       :DVD:
Projects:   TODO Daily Hiragana review on Anki                          :HOME:
Projects:   TODO Daily Katakana review on Anki                          :HOME:
Projects:   TODO Study - Beyond Words: A Guide to Drawing Out Ideas     :HOME:
Projects:   TODO Read TALE OF THE GENJI                              :READING:

TOP情境（Contexts）的标签

GTD系统中情境（Contexts）的标签是指任务执行的场所，环境。在时间管理的概念中就是按所处的环境来分割TODO项目。

我在公司的时候，会搜索“OFFICE”情境的标签，在家的时候查看“HOME”或者“HOME COMPUTER”情境的标签。吃早餐的时候或是上班坐车的路上我会读书，这时需要搜索“READING”情境的标签。

即使有许多的任务，使用情境也能简单地筛选出当前环境处理的任务。我的情境标签像下面一样设置。

1 2	#+TAGS: { OFFICE(o) HOME(h) } COMPUTER(c) PROJECT(p) READING(r) #+TAGS: DVD(d) LUNCHTIME(l)

简单地说明一下各个情境的意思。

Office: 在悉尼我的办公室安成的工作
Home: 在家或者自己空闲的时候安成的工作。比如，「给Bill送去包裹」等任务
Computer: 在家使用计算机安成的任务
Reading: 早餐，上班路上阅读书籍，杂志等
DVD: 在家欣赏电影
Lunchtime: 中午午休时间必须要完成的任务。这里包含上班前/后需要安成的任务。比如逛街购物等。
Project: 为了表示我所参与的项目，项目的标题部分添加标签。

执行「C-c C-c」，可以选择你所期望的标签。如下图：

TOPToDo的状态

为了表示ToDo的状态，我使用一下的组合。这些和在John Wiegley的博客中示范的一样。

1	#+SEQ_TODO: TODO(t) STARTED(s) WAITING(w) APPT(a) \| DONE(d) CANCELLED(c) DEFERRED(f)

这些状态标签按照以下的意思使用。

TODO: 这个项目是指该项目不久以后，或者某一天（也许某一时间）准备开始的项目。它是与预定相关的标签。一些任务会有DEADLINE来表明该任务安成的最终截止期限。
STARTED: 对于已经开始的任务，我会使用该标签。
WAITING: 我只能等待任务的结果的时候，使用该标签。使用该标签的时候，在任务的内容中填写记录。为了将来想起该任务将其添加到预定中。
APPT: 并不是任何时候都执行的任务，而是在特定的时间，日期需要完成的时候使用该标签。
DONE: 安成的任务
CANCELLED: 该任务决定不需要执行的时候在文件中用该标签标记
DEFERRED: 为了明确当前还没有开始执行的项目，使用该标签。理由是因为很多的情况下在任务的内容中记录了大量的笔记。

为了快速的选择该标签，我将「org-use-fast-todo-selection」参数设置为TRUE。用「C-c C-t」命令后显示如下画面。

TOP一天的计划

当开始新的一天，我会首先用「C-c a H」命令来查看所有的情景，回顾这一天的预定。接下来，按照不同的标签，安排这一天的的任务。为了浏览该表，我定制了以下的命令。

("H" "Office and Home Lists"
    ((agenda)
         (tags-todo "OFFICE")
         (tags-todo "HOME")
         (tags-todo "COMPUTER")
         (tags-todo "DVD")
         (tags-todo "READING")))

接下来，我会确认是否有逼近最终期限，发出警告的东西，并将发现的任务加入预定表中。比如，像下面支付建筑物保险的日子只有5天了。

1	Financial: In 5 d.: NRMA Home Building Renewal due :OFFICE

我4周前接到通知，支付的期限是１月１８日。我创建该任务并记入支付的最终期限。

1
2
3

#+STARTUP: showall
** NRMA Home Building Renewal due                      :OFFICE:
   DEADLINE: <2009-01-18 Sun>

结果，当日期临近，系统会提醒我不要忘了交账单。我决定星期四交，那么在该任务预定处输入「C-c C-s」命令，然后输入「Thur」后回车，就变成下面的样子。

1
2
3

#+STARTUP: showall
** NRMA Home Building Renewal due                       :OFFICE
   DEADLINE: <2009-01-18 Sun> SCHEDULED: <2009-01-15 Thu>

当到了星期四，我回顾特定的项目以后，根据标签来将项目分组。用GTD系统按照情境表示需要做的工作，如果我在公司，就可以按照OFFICE来搜索。

我选择必须在今天完成的项目，并维护其进度。同时努力使任务的长度不超过15项。

为了以情景的顺序表示今天的预定表，需要在做成一张日程表（Agenda View）。我经常将这张表打印出来，用荧光笔涂掉安成的项目，并将其随身携带。为了生成它，我有以下的设定。

("D" "Daily Action List"
     (
          (agenda "" ((org-agenda-ndays 1)
                      (org-agenda-sorting-strategy
                      (quote ((agenda time-up priority-down tag-up) )))
                      (org-deadline-warning-days 0)
                     ))))

TOP预计一天的工作

我知道我该做什么，那些能做好，完成所有的任务需要多少时间。使用Org-mode提供的功能，预计每项任务需要多少时间。通过下面的设置，我可以预见任务所需要的时间。

1	#+PROPERTY: Effort_ALL 0 0:10 0:20 0:30 1:00 2:00 4:00 6:00 8:00

需要花好几天的任务，比如开完一本书，我可以预计我今天花多久来执行。比方说今天的重要任务我分配了4个小时。

预计任务时间的最基本方法是使用Column视图。执行「C-c C-x C-c」命令切换到这个视图：

如果想修改预计的时间值，可以使用「shift-Left arrow」或者「shift-Right arrow」键来更改，改变的值就是刚才在「EffortALL」属性中设置的值。

方便起见，使用数字来代替时间选择。像下面的设定：

1 2	#+PROPERTY: Effort_ALL 0 0:10 0:20 0:30 1:00 2:00 3:00 4:00 8:00 Short cut ------> 1 2 3 4 5 6 7 8 9

这一天的总时间会在日程表的最上方表示出来。

TOP当天的工作

为了记录工作的时间，我使用了Clock模式。通过它，我可以比较预计的时间和实际花费的时间，从而掌握任务的进度。比如我可以知道某一任务（缴纳账单）比预计的时间短，而另一件需要追加时间。

我准备开始执行任务的时候，首先在日程表中将光标移动到当前任务的所在行，使用 “I” 命令启动时钟。通过Emacs的画面我就可以知道任务的开始时间。这能帮助我了解现在正在做什么，并掌握在什么时间做什么工作。

当完成了任务，我会使用「C-c C-x C-o」或者在日程表画面中点击「0」停止时钟。日程表中会显示任务的累计耗时。

另外通过「l」命令，可以浏览已经完成的任务列表。从中可以掌握一天中我怎样分配时间，任务。

TOP周回顾

周回顾是GTD的工作流中不可缺少的一部分，通过回顾没有完成的任务/项目，保持自己的GTD系统时刻处于最新状态。我专门为周回顾制作了单独的文件（weekly_review.org），作为任务执行列表来使用。

为了使自己不要忘记了周回顾，我在日历中重复的登录了该项目。像下面的设置，将周回顾的文件链接添加到主文件中，并记录每次周回顾的开始/结束时间。

#+STARTUP: showall
* TODO Review Weekly                                                    :HOME:
  SCHEDULED: <2009-01-16 Fri +1w>
- State "DONE"       [2009-01-10 Sat 21:46]
  CLOCK: [2009-01-10 Sat 20:37]--[2009-01-10 Sat 21:44] =>  1:07
  :PROPERTIES:
  :Effort:   1:00
  :END:
 [[file:weekly_review.org][Open Weekly Review Checklist]]

TOP转接（Refiling）

在周回顾中，回顾“将来/也许”（Someday/Maybe）列表中的想法和任务，如果需要将其更改为需要执行的项目。这样的项目需要从「Someday」文件中转移到「active」文件。同样有时候也需要将项目由「active」文件转移到「someday」文件。

「Someday.org」文件有两层分类：

#+STARTUP: showall
* Someday
** Books to Read
** Films to Watch
** Things to Do
** Things to Learn
** New Projects

这里可以使用Refiling功能。使用「C-c C-w」file 就可以将现在标题所在的项目移动到新的地方。重新读取不同位置的参数是「org-refile-targets」，你可以像下面这样设置。

1 2	'(org-refile-targets (quote (("newgtd.org" :maxlevel . 1) ("someday.org" :level . 2))))

通过这样的设定，可以表示出「someday.org」文件中第二阶层的标题和「newgtd.org」文件中第一阶层的标题。

使用「C-c C-w」命令可以显示出文件名和标题。下面的图表示我将读书的任务移动到「newgtd.org」文件的Task段中的例子。

TOP记笔记

在一天直接我会使用Remember-mode来记录笔记或者是创意。在工作中我会用「privnotes.org」文件，而在家我使用「journal.org」文件。我的「journal.org」文件中的标题如下所示：

#+STARTUP: overview
#+TAGS: DIARY(d) READING(r) FILMS(f)
#+TAGS: IDEAS(i) WEIGHT(w) CONTACTS(a) PYTHON(y)

* December 2008
* January 2009

我每个月用第一阶层标题表示，用两个星（*）表示每天的标题。通过这样来管理每个月的笔记。给各种各样的Remember-mode的模板附上适当的标签，我可以立刻查询想看的电影，书籍，或者是管理减肥的记录。

TOP同步家中和公司的「org-mode」文件

我需要在家和公司访问「newgtd.org」文件。为了方便起见，在家中的电脑和公司的电脑上都是成了专门的目录，并用优盘来同步它们，同时使用Python的脚本程序。

在桌面上生成了名为「GTD Backup」的快捷方式，指向Python脚本程序，其有简单的菜单可以选择。

GTD directory is  C:/charles/GTD/
USB directory is  e:/GTD/

----------------------------------
1. Copy files from USB to disk
2. Copy files from disk to USB
3. Backup USB directory
4. Backup Disk directory
Q. Quit
----------------------------------
What is your choice:

该脚本使用预先设定好的目录和文件，对其进行拷贝，并用zip压缩备份。程序中有一项非常重要的逻辑部分，就是防止你用旧的版本覆盖新的版本内容。

TOP加深阅读

David Allen 网站上关于GTD的文章
Charles Cave的 NaturalProjectPlanning
Charles Cave的 RememberModeTutorial
"Using Org-mode as a Day Planner"－ John Wiegley的博客
我的.emacs文件
我修整过的newgtd.org文件
Org-mode相关的引述

Author: Charles Cave < charlesweb@optusnet.com.au >

Date: January 2009

HTML generated by org-mode 6.17c in emacs 22

1. Agenda view 就是要把你的数据，按时间来排列分割，然后展示给你看的。在你打开Emacs的任何时候，可以用(C-c a a)来打开agenda view。

2. 本文中关于Org-mode例子中为了显示全部的代码，使用了 #+STARTUP: showall 属性。实际使用中不是每部分代码都需要的，只是在设置段落中出现。

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